Saiba como utilizar o Whatsapp Business na sua advocacia e potencialize as possibilidades de sucesso dos seus serviços jurídicos com as dicas parceiras do Guia de Investimento.

O Whatsapp Business se tornou uma das principais ferramentas de comunicação instantânea para empresas e profissionais de todos os setores, inclusive para os escritórios de advocacia.

Essa ferramenta permite que o advogado se comunique de forma ética e promovendo a clareza da informação. Isso porque a base da advocacia é a comunicação em si e a interlocução entre as partes envolvidas.

Hoje em dia, todos os profissionais têm como papel equilibrar as relações pessoais e profissionais por diversos meios, inclusive pela internet.

Por isso, a versão profissional do aplicativo WhatsApp – conhecida como WhatsApp Business – traz ferramentas que permitem que os advogados e empresas dos mais variados setores interajam com seus clientes, de maneira rápida e organizada.

Suas novidades transformaram-na numa ferramenta indispensável, afinal, é acessível a maioria das pessoas, que não abrem mão de suas facilidades.

No entanto, no que diz respeito ao uso dessa ferramenta pelos profissionais de Direito, é importante que eles a utilizem com cuidado, para não culminar em erros que podem trazer problemas.

Por isso, a seguir vamos abordar as possibilidades trazidas pelo WhatsApp Business, seus benefícios para os negócios e como os advogados podem usá-lo da maneira correta. Acompanhe!

O uso do WhatsApp Business pelas empresas

O WhatsApp é um aplicativo de mensagens instantâneas que se popularizou muito nos últimos anos e acabou se tornando o principal aplicativo do segmento, competindo entre os maiores do gênero, como o Skype e o Messenger.

Além de facilitar a comunicação entre as pessoas, esse app ultrapassou a mera funcionalidade de bate-papo, pois se tornou uma verdadeira solução em comunicação para todos.

Por meio dele, uma auto escola pode acertar todos os detalhes sobre adição de categoria cnh vencida com seu cliente, por exemplo, sem que precisem usar o telefone convencional ou que o aluno tenha que ir até o estabelecimento.

Com os escritórios de advocacia não é diferente, pois esses profissionais também podem se comunicar entre si e com seus clientes, gerenciando suas transações e melhorando os relacionamentos.

Pelo fato de facilitar muito a comunicação, os consumidores esperam que as organizações ofereçam atendimento por meio do WhatsApp, o que tem acontecido com as empresas de diversos setores e tamanhos.

Isso se dá por conta dos benefícios que essa ferramenta traz para os negócios, como vamos discutir no próximo tópico.

Benefícios do WhatsApp para as empresas

A versão do aplicativo para as empresas traz uma série de vantagens para os estabelecimentos, desde uma auto escola para regularização cnh suspensa até escritórios de advocacia. E dentre as imprescindíveis estão:

1 – Localização do negócio

Uma das principais vantagens do WhatsApp Business é que, além da foto de perfil personalizada e a opção de deixar a conta no perfil comercial, é possível incluir:

  • Endereço completo do escritório;
  • Seu horário de funcionamento;
  • Link do site;
  • E-mail para contato.

Essas informações são inseridas por meio das configurações do app e tornam o perfil muito mais atrativo para clientes e potenciais clientes do escritório.

2 – Mensagem de ausência e saudação

Essas mensagens são enviadas automaticamente para os clientes, evitando que eles esperem por uma resposta ou se sintam ignorados.

Tanto um escritório de advocacia quanto uma auto escola podem usar essas funcionalidade. 

Por exemplo, se um aluno enviou uma pergunta sobre cnh cassada e vencida, a auto escola pode programar uma mensagem automática que informa que está ausente, mas entrará em contato em breve.

Ainda, caso um cliente do escritório enviar uma mensagem para agendar uma reunião, ao final da conversa, o aplicativo pode responder agradecendo o contato.

Essa funcionalidade é possível para qualquer modelo de negócio, afinal, pode ser personalizada de acordo com o público e a identidade da empresa. Além disso, também podem ser definidos os horários de envio.

3 – Respostas rápidas

As respostas rápidas são úteis para agilizar uma conversa com o cliente. 

Para isso, basta que o proprietário crie mensagens prontas que podem ser acionadas no chat, por meio de comandos no teclado.

4 – Etiquetas para organizar conversas

Uma despachante renovação de cnh pode organizar suas conversas no WhatsApp Business por meio de etiquetas coloridas. Isso permite categorizar conversas mais urgentes ou pedidos preferenciais.

Por meio dessa organização, um escritório de advocacia pode identificar o contato rapidamente, apurando a conversa de maneira mais ágil.

5 – Conferir estatísticas das mensagens

O aplicativo emite relatórios com dados de conversas com os clientes, dessa forma, o proprietário pode identificar as mensagens que foram enviadas, entregues e lidas, bem como a quantidade de contatos recebidos.

Com isso, uma empresa de aluguel som festa, por exemplo, pode verificar se sua campanha de marketing foi bem-sucedida e ter controle de tráfego de conversas.

Existem outras vantagens oferecidas pelo WhastApp Business, mas que não são relevantes para um escritório de advocacia, por serem mais comerciais. No entanto, não podemos descartar a importância dessa ferramenta para esse segmento.

Entretanto, para que os advogados possam usar o app, é necessário se atentar a algumas estratégias, que seguem as leis impostas pela OAB e protegem os profissionais de erros.

Como os advogados podem usar o WhatsApp Business?

Os escritórios de advocacia precisam conquistar seu espaço e novos clientes, assim como acontece com outras empresas e profissionais, como no caso de um negócio que realiza aluguel de espaço comercial.

No entanto, esses profissionais precisam ser mais cuidadosos para usar a ferramenta e não cometer nenhum deslize. Para isso, algumas dicas são:

1 – Usar WhatsApp Business

É importante separar a vida privada da profissional, portanto, mesmo que atue sozinho, o perfil do aplicativo deve ser diferente para cada situação.

Isso implica ter um número exclusivo para o escritório, mesmo que seja necessário usar dois aparelhos distintos.

De qualquer modo, é importante usar as opções do app, como definir dias e horários de atendimento. Isso é importante para que o cliente saiba o horário de trabalho do escritório.

Então, se ele mandar mensagem no sábado às 20 horas, sabe que obterá resposta apenas na segunda-feira.

Uma dica para profissionalizar ainda mais o uso do aplicativo é definir com o cliente quais assuntos não são tratados por WhatsApp. Essa medida é importante para que o uso do aplicativo não se torne aleatório e desorganizado.

Isso também deve ser definido porque, se o cliente enviar alguma prova para o aparelho e este for perdido, não haverão provas.

2 – Configurar mensagens automáticas

Assim como uma empresa de segurança bancária, é importante que o escritório utilize as mensagens automáticas.

Elas são importantes para quando alguém envia uma mensagem fora da escala de atendimento, ou ainda para que o cliente saiba que o escritório recebeu o recado e irá respondê-lo em breve.

Além disso, isso ajuda a definir melhor o horário de atendimento, evitando que o cliente ignore ou desrespeite o horário de trabalho do profissional.

Se o escritório não estiver em funcionamento, o cliente será informado e não se sentirá ignorado. No entanto, é importante destacar que se trata de uma mensagem automática, pois o cliente pode achar que é alguém respondendo.

3 – Atenção ao enviar mensagens

É comum enviar e receber mensagens equivocadas pelo aplicativo, mas quando se trata de um cliente, a situação pode ficar bem complicada e desconcertante.

Por isso, caso tenha amigos ou clientes com o mesmo nome, a atenção ao enviar mensagens deve ser redobrada. Outro ponto importante é responder as mensagens o mais rápido possível, quando estiver em horário de atendimento.

Além de responder com rapidez, é importante usar linguagem adequada e ser cordial com os clientes, sempre de maneira profissional.

Esse tipo de conduta é fundamental tanto para um escritório de advocacia, quanto para uma empresa terceirizada de motoboy.

4 – Saber delegar essa tarefa a terceiros

Cada profissional do escritório pode ter seu número no WhatsApp Business, no entanto, é natural que exista um número para todo o escritório.

É preferível, neste caso, que o atendimento seja feito por alguém que esteja acostumada a atender os clientes do local, como uma secretária.

Além disso, somente os clientes, profissionais e estagiários do casos podem ter acesso às informações dele, portanto, entregar o aparelho para outra pessoa de fora responder as mensagens é um erro grave.

Conclusão

Facilitar a comunicação, nos dias de hoje e eliminar qualquer burocracia que a dificulte são grandes atrativos para os clientes.

As pessoas vivem dias corridos e têm muitos compromissos, assim como no caso dos advogados e, por isso, precisam de uma comunicação ágil e que favoreça seu tempo.

O WhastApp Business é um aplicativo formal, que pode tranquilamente ser usado pelos escritórios, assim como por quaisquer outros modelo de negócio.

Ele vai permitir que o profissional atenda bem seus clientes e possíveis clientes, exercendo sua profissão com muito mais qualidade e sem maiores problemas. Consequentemente, os clientes se sentirão mais satisfeitos com os serviços oferecidos.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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