Qualquer profissão exige que se tenha organização para que cada atividade possa ser realizada adequadamente e no tempo certo. Para quem é advogado, essa necessidade é também de suma importância.
Ter uma rotina desordenada é um problema em vários sentidos. Além de deixar de cumprir tarefas ou de extrapolar prazos, também é possível deixar passar demandas importantes, que trazem prejuízos futuros.
Não à toa, a falta de organização interfere diretamente na produtividade. Por isso, pessoas e profissionais que possuem facilidade em ordenar as suas exigências diárias conseguem ser muito mais práticos e funcionais.
Para entender de maneira didática, é só imaginar que um motoboy entrega é um profissional que precisa ter bastante controle sobre o seu processo para conseguir efetuar a entrega de todas as encomendas do dia.
Caso isso não ocorra, o seu trabalho será prejudicado, amontoando parte desses pedidos para o próximo dia, desestabilizando o seu cronograma.
Com um advogado isso não é diferente. A demora em finalizar um processo, o atraso em uma reunião e a falta em uma audiência vão impactar diretamente na sua agenda, na sua avaliação pelos clientes e na sua profissão como um todo.
Portanto, saber organizar a rotina e garantir que seja possível cumprir com todos os compromissos é a melhor maneira de ter uma carreira de sucesso, e de desfrutar da sensação de dever cumprido todos os dias.
Se você entende a necessidade disso e quer conhecer algumas técnicas que podem ser usadas para ordenar as demandas e cumpri-las corretamente, siga na leitura deste conteúdo e conquiste maior produtividade e tranquilidade no seu dia a dia.
A importância da organização para advogados
A organização é um elemento importante nas mais diversas áreas da vida. Quando se pensa no impacto que ela pode ter na rotina de um advogado, isso se torna ainda mais relevante.
Afinal, qualquer cliente que precise contratar serviços jurídicos certamente busca por um profissional apto para realizar a sua defesa de maneira criteriosa, objetiva e respaldada em um trabalho detalhista e de qualidade.
Essas características são mais facilmente percebidas quando o profissional investe na sua organização.
Esse cuidado vai garantir que ele seja pontual, que faça a entrega de documentos obedecendo a prazos e que entre com recursos quando necessário.
Para uma atividade que lida com ações judiciais, a seriedade é ainda maior. Isso porque qualquer erro pode ser prejudicial para o cliente, de modo que estar devidamente alinhado com cada processo é essencial.
Portanto, ser organizado traz consequências bastante positivas para os advogados, sendo algumas delas:
- Definir melhor o perfil de trabalho;
- Ter centralidade nos processos;
- Prestar um atendimento de excelência;
- Alcançar maior produtividade.
Nesse sentido, não há como não buscar técnicas que ajudem a conquistar a organização ideal para a rotina de um escritório de advocacia.
Técnicas para organizar a rotina
Depois de entender a importância de organizar a rotina, é preciso saber o que pode ajudar nessa alteração de processos, de modo que se conquiste os resultados desejados.
Há algumas maneiras bastante práticas que podem ser implementadas no dia a dia, e que sem dúvida vão trazer mudanças de grande efeito para o escritório e para os profissionais, de modo geral. Conheça algumas delas a seguir.
1. Escolha uma metodologia de trabalho
Para começar, uma dica interessante é a de conhecer metodologias de organização já consolidadas.
Elas ajudam o advogado a encontrar a melhor forma de alinhar suas atividades, tanto no sentido profissional quanto no pessoal.
Uma delas chama-se Pomodoro, e defende que pausas durante o trabalho ajudam na produtividade.
Assim, é necessário criar uma lista de tarefas, selecionar a que será realizada e depois de 25 minutos de ação parar por três a cinco minutos.
É importante marcar na lista o que já foi realizado, seja uma atualização de processo ou uma destruição documentos e depois de quatro pequenas paradas, é preciso de um intervalo maior de descanso, que pode ir de 15 a 30 minutos.
Outras metodologias como a ZTD (Zen To Done), Kanban ou GTD (Getting Things Done) também podem ser consideradas.
Nesse caso, é necessário perceber qual delas faz mais sentido na rotina do advogado e implementá-la o quanto antes.
2. Delegar tarefas
Organizar a rotina também significa saber delegar as tarefas que fogem da alçada do advogado. Com isso, ele consegue dar prioridade para as atividades que só ele pode realizar.
Nesse caso, a encomenda de cartão de visita advocacia, por exemplo, pode ser delegada para a secretária, que cuida de partes mais operacionais do escritório.
Sendo assim, saber reter as tarefas importantes e conseguir distribuir as que podem ser feitas por outros colaboradores ajuda a manter a agenda mais coerente e organizada.
3. Aproveite a facilidade da tecnologia
A tecnologia está presente em uma série de esferas da vida pessoal, mas também oferece facilidades para a profissional. Sendo assim, é essencial aproveitar desse benefício para organizar o dia a dia.
Utilizar um computador novo e um smartphone é a melhor forma de conseguir utilizar tudo o que há de mais moderno. Então, é possível fazer o download de aplicativos de gestão de agenda ou de videoconferência, que otimizam parte das atividades diárias.
Além disso, também é indicado que exista um software jurídico no escritório, justamente porque ele permite que os processos e as suas atualizações sejam consultadas pelo computador, o que torna o trabalho mais dinâmico.
Por isso, utilizar a tecnologia a favor das atividades da profissão é um meio eficaz de organizar essas demandas de maneira simples e acessível.
4. Seja pontual
Um cuidado que precisa ser tomado por quem quer alinhar as suas necessidades diárias para que elas sejam realizadas dentro do prazo é buscar ser pontual em qualquer uma das ações praticadas.
Comparecer a um encontro com o cliente na sala de reunião advocacia, chegar em uma audiência no prazo certo, e não perder tempo com atividades dispersivas é um modo de garantir que os horários não serão ultrapassados.
Seja com a ajuda dos aplicativos de gestão de tempo ou por meio do compartilhamento de agenda da sua equipe, começar e finalizar todos os compromissos no período certo é um meio de manter a organização com maior facilidade.
5. Estabeleça prioridades
Quando não há prioridades já definidas, é comum que a lista de tarefas pareça interminável, ou mesmo que nenhuma delas seja realizada no tempo necessário.
Portanto, ter uma lista de prioridades é uma técnica que pode fazer toda a diferença na ordenação do que deve ser concluído naquele momento, e o que pode ser remanejado sem prejuízos para o andamento do trabalho.
Um exemplo disso pode ser a encomenda de um cartão de visita advogado luxo, para uma reunião importante que vai acontecer na próxima semana, de modo que o material possa chegar em tempo. Essa tarefa é uma prioridade.
Em paralelo, uma mudança no layout do escritório, que servirá para deixá-lo mais bonito, certamente pode ser adiada por alguns dias, pois não prejudica o trabalho e nem o atendimento ao público.
Por isso, saber estipular o que é importante e o que é secundário vai garantir uma boa organização da rotina do advogado.
6. Realizar uma atividade por vez
Quem já trabalhou com diferentes tipos de perfis profissionais sabe que não existe um certo ou errado, desde que as atividades sejam atendidas no prazo e com qualidade.
No entanto, uma técnica que ajuda na ordenação do tempo e na produtividade da equipe como um todo é manter o foco, o que significa fazer uma atividade por vez.
Começar a responder um e-mail, interrompê-lo para fazer uma ligação, parar para pegar um documento no arquivo e ao mesmo tempo, lembrar-se de consultar um processo em andamento pode fazer com que nenhuma dessas tarefas seja cumprida integralmente.
Por isso, se é preciso fazer uma encadernação capa dura, é importante começar e concluir antes de passar para a próxima ação.
Essa técnica não só garante a qualidade de um serviço, que é feito com a dedicação exclusiva do profissional, como também evita que ela não esteja pronta a tempo de ser entregue.
Ao seguir as dicas abordadas acima, o desejo de organizar a agenda se torna uma possibilidade, e garante que o advogado tenha maior sucesso na sua rotina de trabalho.
Considerações finais
O dia a dia de um advogado tende a ser bastante corrido e repleto de atividades, o que pode ocasionar a perda de foco e a lentidão na entrega do seu trabalho.
Sendo assim, buscar maneiras de otimizar a rotina é tão importante quanto cumpri-la, pois é por meio da implementação de novos processos que se pode atingir os objetivos de otimizar e aprimorar as demandas diárias.
Por isso, não deixe de colocar as técnicas de foco, pontualidade e delegação, e de escolher uma metodologia em paralelo ao uso de ferramentas tecnológicas, o que vai ajudar na ordenação do trabalho jurídico como um todo.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
