A Resolução nº 408/2021 do CNJ, publicada em 20/08/2021, dispõe sobre o recebimento, o armazenamento e o acesso a documentos digitais relativos a autos de processos judiciais e administrativos.
O CNJ, diante da sua competência legal para regulamentar a prática e a comunicação oficial de atos processuais por meio eletrônico e velar pela compatibilidade dos sistemas (art. 196 do CPC/2015), editou a presente resolução, considerando a necessidade de uniformidade, segurança e disponibilidade de documentos digitais, que, por razões técnicas, não podem ser inseridos nos sistemas processuais.
A Resolução trata acerca dos seguintes pontos:
- Juntada de documentos e peças digitais nos sistemas eletrônicos
- Disponibilização de RDC-Arq pelos Órgãos do Poder Judiciário
- Identificação diferenciada de documentos digitais sensíveis
- Ajustes nos sistemas eletrônicos dos Tribunais e órgãos Judiciários em virtude das novas disposições
Vigência: De acordo com o art. 8º, a Resolução entra em vigor na data da sua publicação. No entanto, o art. 7º indica que os tribunais terão o prazo de 180 dias para cumprimento de suas disposições.
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1. Documentos e peças encaminhados para juntada nos autos devem ser compatíveis com os sistemas eletrônicos
A Resolução 408/2021 do CNJ indica, em seu art. 1º, que os documentos e peças digitais devem ser, preferencialmente, compatíveis com os sistemas eletrônicos do respectivo Órgão do Poder Judiciário:
Art. 1º Os documentos e as peças digitais encaminhados pelas partes para juntada em autos judiciais ou administrativos deverão ser, preferencialmente, compatíveis com os sistemas eletrônicos utilizados pelo respectivo órgão do Poder Judiciário.
Tais documentos e peças passarão a compor o Processo Digital, conforme está indicado no Art. 1º §2º:
Art. 1º (…) § 2º Os documentos digitais juntados nos autos judiciais ou administrativos por meio dos sistemas eletrônicos oficiais passarão a compor o processo digital e observarão as normas e diretrizes do Programa de Gestão Documental do respectivo órgão de tramitação.
1.1 O que são os documentos e peças dispostos no caput do art. 1º?
O §1º do Art.1º da Resolução indica quais são os documentos e peças digitais aos quais se refere o caput do art.1º. Quer saber mais detalhes? Acesse o Informe sobre esse assunto.
2. Os órgãos submetidos ao controle do CNJ deverão disponibilizar RDC-Arq
O art. 2º da Resolução 408 indica que os Órgãos Judiciários submetidos ao controle do CNJ deverão disponibilizar repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq):
Art. 2º Os órgãos do Poder Judiciário submetidos ao controle administrativo e financeiro do CNJ deverão disponibilizar repositório arquivístico digital confiável – RDC-Arq para a gestão e o tratamento arquivístico de documentos e mídias digitais cujo tamanho ou extensão sejam incompatíveis com o sistema de processo eletrônico oficial, com observância de garantia de acesso às partes.
Parágrafo único. Os sistemas processuais deverão permitir o acesso contínuo aos documentos e às mídias digitais referenciados no caput por meio de links ou indicação do respectivo endereço de acesso registrado nos autos físicos ou eletrônicos.
3. Documentos e peças digitais que não puderem ser anexados ao sistema eletrônico ou RDC-Arq
O art. 3º da Resolução 408 do CNJ dispõe, também, sobre documentos ou mídias que não possam ser anexados ao sistema eletrônico ou ao RDC-Arq, indicando a necessidade de serem relacionadas em certidão padronizada pelo Tribunal:
Art. 3º O documento ou a mídia digital que não puderem ser anexados ao sistema de processo eletrônico do tribunal ou ao repositório arquivístico digital confiável – RDC-Arq referido no art. 2o, qualquer que seja o motivo, deverão ser relacionados em certidão padronizada pelo tribunal.
3.1 Como deverá ser a certidão padronizada pelo Tribunal?
Quanto à certidão padronizada prevista no caput do art. 3º, o §1º indica:
Art. 3º § 1º A certidão mencionada no caput deste artigo conterá:
a) descrição pormenorizada, acompanhada da justificativa acerca da impossibilidade de o arquivo ser anexado ou armazenado de outra forma;
b) mídia ou dispositivo empregado para armazenamento;
c) local específico em que se encontra mantida a mídia ou dispositivo;
d) data, nome, matrícula e assinatura do servidor responsável pela guarda e emissor da certidão.
3.2 Onde ficará acautelado o material que não puder ser anexado ao sistema eletrônico ou RDC-Arq?
Nos casos em que o material não puder ser anexado ao sistema eletrônico ou RDC-Arq, o §2º do art. 3º aponta que o mesmo deverá permanecer acautelado em local seguro da Secretaria ou do Cartório da unidade judicial e armazenado em mídia externa fornecida pelo tribunal:
Art. 3º (…) § 2º Na hipótese do caput deste artigo, o material deverá permanecer acautelado em local seguro da Secretaria ou do Cartório da respectiva unidade judicial e armazenado em mídia externa fornecida pelo tribunal, facultando-se às partes amplo acesso ao seu conteúdo e realização de cópia em dispositivo eletrônico a ser fornecido pelo interessado.
3.3 Como ficam os prazos processuais nos casos em que existam materiais que não possam ser anexados?
Em relação aos prazos processuais dos processos físicos ou eletrônicos que dependam de acesso a documentos ou arquivos não acessíveis em caráter contínuo, a Resolução faz uma indicação que você pode ler no Informe Legalcloud.
4. Atenção! Os documentos ou mídias não referenciados serão considerados não integrantes dos autos do processo
O art. 4º da Resolução 408 do CNJ prevê que os documentos/mídias não referenciados nos autos físicos ou eletrônicos serão considerados não integrantes dos autos do processo ou do procedimento de investigação.
Confira:
Art. 4º Os documentos ou as mídias que não estejam referenciados nos autos físicos ou eletrônicos serão considerados não integrantes dos autos do processo ou do procedimento de investigação.
5. Documentos ou mídias sensíveis deverão ter identificação diferenciada
O art. 5º da Resolução prevê que os documentos ou mídias que representem risco à violação da intimidade ou que sejam sensíveis deverão ser identificados na juntada ao processo eletrônico como documento “reservado/sensível”.
Confira:
Art. 5º Os documentos ou as mídias digitais que representem risco à violação da intimidade ou que sejam especialmente sensíveis deverão ser identificados na juntada ao processo eletrônico como documento “reservado/sensível”.
Os documentos especificados como “reservado/sensível” terão o mais elevado grau de sigilo, conforme se observa abaixo:
Art. 1º § 1º Ao documento especificado como “reservado/sensível” deverá ser conferido o grau mais elevado de sigilo, limitando o acesso a usuários designados, conforme as funcionalidades e regras do sistema eletrônico.
Art. 1º § 2º As mesmas regras de sigilo serão aplicadas para acesso ao repositóriarquivístico digital confiável – RDC-Arq ou às mídias e aos dispositivos externos que armazenem documentos ou arquivos sensíveis.
6. Ajustes nos processos judiciais e sistemas processuais
Além das disposições previstas acima, a Resolução 408 do CNJ indica alguns ajustes que devem ser feitos nos processos judiciais eletrônicos e em sistemas processuais.
Veja:
Art. 6º Os processos judiciais eletrônicos deverão ser ajustados para marcar a existência de documentos e arquivos digitais em RDC-Arq ou em dispositivos externos.
§ 1º Os sistemas processuais deverão impedir a baixa do processo, físico ou eletrônico, até que seja definida a destinação legal, conforme as regras de tratamento arquivístico dos documentos e das mídias digitais mantidos em RDC-Arq ou em dispositivos externos.
§ 2º O tratamento dos documentos e das mídias digitais admitidos no sistema de processo eletrônico do tribunal e dos referidos no § 1o deste artigo, no que couber, observará as mesmas normas de Gestão Documental do respectivo órgão de tramitação, incluídas avaliação e temporalidade.
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