Saiba como organizar a sua rotina na advocacia com 9 dicas do nosso parceiro Guia de Investimentos.
Manter a rotina em ordem é essencial para qualquer profissional, principalmente no que diz respeito à organização de um advogado. Existem muitas obrigações, tarefas e compromissos que precisam ser cumpridos ao longo do dia.
Por vezes, esses profissionais têm uma agenda tão cheia que, se não houver uma organização, pode se tornar praticamente impossível cumpri-la.
Quando a rotina está desorganizada, o profissional começa a se prejudicar de muitas maneiras, desde seu faturamento até a sua imagem como profissional.
Sem dúvidas, essa situação pode prejudicar a carreira do advogado e fazê-lo perder bons clientes, contatos e oportunidades.
Pensando por esse lado, é importante, então, que os advogados tenham regras em seu cotidiano que os orientem em todos os seus compromissos, e isso vai desde a hora de acordar até o encerramento do expediente.
No entanto, pode ser comum que algumas pessoas se sintam um tanto “perdidas” na hora de organizar sua rotina, o que pode atrapalhar a produtividade e os retornos positivos.
Pensando nisso, neste artigo, vamos dar algumas dicas para que qualquer advogado consiga administrar melhor o seu dia a dia e mostrar por que isso é tão importante. Confira!
Dicas para organizar a rotina
A rotina de um advogado, geralmente, é corrida, cansativa e com uma extensa carga horária. Com isso, muitos profissionais se perdem e não dão conta da agenda, o que ressalta a importância de organizar melhor o seu tempo.
Esse gerenciamento do tempo não quer dizer controlar cada segundo, mas administrar o tempo que temos, visando reduzir o estresse, ter mais qualidade na prestação de serviços e cumprir com todos os compromissos no prazo.
Isso é comum, sendo parte da vida desses profissionais e muitas ações podem ajudar, desde colar um imã de geladeira em PVC para lembrar de um compromisso, até ações como:
1. Local de trabalho organizado
A organização do ambiente de trabalho evita que o profissional se distraia se localizando no meio de sua própria bagunça.
Essa situação faz qualquer pessoa perder tempo, bem como sua produtividade. Algumas dicas para resolver isso são:
- Padronizar pastas e documentos;
- Fazer anotações;
- Utilizar ferramentas on-line;
- Manter o ambiente limpo.
A limpeza também é importante e torna o espaço muito mais agradável. Não se esqueça de uma boa iluminação, para que seja possível desenvolver melhor suas atividades.
2. Enumerar tarefas
É interessante enumerar as tarefas de acordo com sua prioridade, tanto as rotineiras, quanto as corriqueiras.
Ao mesmo tempo, é fundamental definir de que maneiras elas serão executadas, e isso pode ser feito diariamente, semanalmente ou mensalmente, mantendo esse planejamento no dia a dia.
3. Definir o que é mais urgente e importante
É essencial separar as tarefas urgentes das importantes. As urgentes são aquelas que você precisa dar mais atenção, uma vez que elas precisam ser entregues dentro de um prazo.
Em uma agenda personalizada logo, coloque aquelas que são mais importantes e que, por isso, precisam de mais tempo para serem realizadas. Isso significa programá-las com antecedência.
4. Não procrastinar
Procrastinar é mais uma maneira de minar a sua produtividade, principalmente quando falamos das tarefas mais difíceis ou que não gostamos.
É interessante pedir ajuda ou delegá-las para pessoas contratadas, caso isso seja possível. Também é fundamental evitar distrações, olhando as redes sociais o tempo todo ou respondendo mensagens que podem esperar.
A falta de concentração pode fazer com que sua produtividade caia e que você se atrase para um compromisso importante em uma sala reunião pequena.
Isso é prejudicial para os negócios e deixa o dia a dia desagradável, além de acumular mais trabalhos para o dia seguinte.
5. Realizar uma atividade por vez
Tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo resulta apenas em uma coisa: falta de qualidade. Faça uma atividade de cada vez, com calma e concentração, sem interrupções.
A cada momento em que você interrompe o que está fazendo, demora para voltar a se concentrar e perde um tempo preciso com isso. Além do mais, poderá ter que retomar um mesmo ponto várias vezes, o que torna os afazeres desgastantes.
6. Estabelecer uma rotina
A rotina auxilia a manter um planejamento, e cada tarefa rotineira precisa de um tempo adequado. Isso evita que o advogado perca prazos e compromissos até mesmo fora do trabalho, como uma reunião de pais da escola particular fundamental do filho.
Para lidar melhor com essas rotinas, é recomendável criar um cronograma de atividades diárias e semanais, o que permite, até mesmo, lidar com uma demanda extra ou imprevistos.
7. Ser pontual
Ser preciso em todos os compromissos é o melhor caminho para conseguir uma boa gestão do tempo. Nós sabemos que, às vezes, é difícil estabelecer um horário fixo para todas as tarefas.
Quando se trata do trabalho jurídico, esse ponto é ainda mais complicado, uma vez que cada processo possui suas particularidades, sendo difícil adivinhar o tempo que vai levar para atender um cliente ou finalizar uma reunião.
Um bom conselho para lidar com essa questão é fazer o mesmo que uma empresa transportadora pequenas cargas faria: definir um tempo médio para cada demanda.
Para isso, existem alguns aplicativos disponíveis, que fazem a contagem do tempo, evitando que você precise olhar no relógio o tempo todo.
8. Descansar a mente
Gerenciar bem o tempo não significar trabalhar o tempo todo, sem descanso. O cérebro precisa de um tempo para otimizar o rendimento e evitar quedas na produtividade.
Ao longo do dia, é recomendável fazer algumas pausas, como no caso do horário de almoço. Reserve pelo menos uma hora para você comer e pensar em outras coisas de cunho pessoal.
Durante a tarde, faça uma pausa de pelo menos 15 minutos, para tomar um café e dar uma olhada na internet. Isso ajuda e muito a otimizar a rotina, organizar o tempo e descansar.
9. Usar a tecnologia
A tecnologia oferece diversos softwares jurídicos que auxiliam nas funções e tarefas dos advogados. Eles melhoram a administração do escritório e o tempo do profissional.
Assim como existem programas não pagos que orientam outros tipos de negócios, como uma fabricante de caixa de encomenda 6b, também existem softwares gratuitos para os advogados.
Dessa forma, é possível gerenciar processos, tarefas e documentos, além de trabalhar melhor com os arquivos no computador. Outra função é poder acompanhar o andamento de processos judiciais.
O advogado também pode remarcar compromissos em caso de imprevistos, o que evita problemas e prejuízos futuros.
Importância de uma rotina organizada
A rotina organizada é importante por diversas razões, sendo que a primeira delas é a melhoria na produtividade. Todo profissional, seja um advogado ou o colaborador de uma fabricante de moleskine branco, precisa ser produtivo.
É dessa forma que ele consegue honrar suas tarefas e compromissos e satisfazer as necessidades de seus clientes.
Organizar a rotina também é importante para os lucros, uma vez que um profissional mais produtivo trabalha mais e melhor e, com isso, consegue entregar tudo no prazo. Sobra tempo para conseguir novos trabalhos e assim, aumentar seu lucro.
O dia a dia se torna mais leve, o que vai impactar diretamente na saúde mental e física do profissional. Quando vivemos em um ambiente desorganizado e com uma rotina bagunçada, nos sentimos estressados e desmotivados.
Uma rotina organizada torna tudo mais fácil e deixa o profissional mais tranquilo e seguro para fazer suas atividades.
Outro benefício é o tempo disponível para terminar o trabalho mais cedo ou fazer alguma coisa importante. Quando organizamos nosso trabalho e nossos afazeres, temos o privilégio de fazer tudo o que precisamos e até terminar as atividades antes do previsto.
Isso motiva o profissional e diminui os índices de estresse causados pela falta de organização.
Fazer um trabalho bem feito e no prazo também gera sentimento de satisfação no cliente, além de valorizar mais o profissional. Os advogados organizados são procurados mais vezes, porque têm competência para dar conta da demanda.
Se seu cliente se sentir satisfeito, ele vai indicar você para outras pessoas, assim como faria com qualquer outra empresa ou profissional.
Seja usando uma pasta com bolsa interna ou um software para o dia a dia, um advogado com sua rotina organizada será capaz de atrair benefícios.
Conclusão
O trabalho na área jurídica requer cuidados relacionados às tarefas e ao tempo, por isso, os profissionais precisam ser organizados.
Dessa forma, eles conseguem otimizar o seu tempo e melhorar a qualidade dos serviços prestados. O mercado em que os advogados atuam é muito concorrido, e a competência é um fator primordial para conquistar um bom espaço.
Seguindo nossas dicas, você com certeza vai conseguir administrar melhor a sua rotina, ver a sua produtividade melhorar e, com isso, trabalhar com mais tranquilidade, sabendo que o seu dia a dia terá mais qualidade.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
