Que a tecnologia é um elemento que faz parte da rotina das pessoas de maneira ampla, disso ninguém duvida.
Hoje não há quem não saiba o que é um celular ou um computador, ou que utilize a internet para resolver diferentes tipos de necessidades.
De fato, com o passar do tempo, é cada vez mais comum que se recorra aos recursos tecnológicos presentes nas diversas esferas do dia a dia, tanto para assuntos pessoais quanto para profissionais.
Sendo assim, muitas pessoas utilizam ferramentas que tornam a sua vida mais fácil e dinâmica, otimizando o tempo e conquistando maior independência em atividades da rotina e também em outras mais específicas.
Tal como um estabelecimento adere a um software de gestão comercial, o que vai tornar o seu trabalho mais integrado e garantir maior agilidade no atendimento ao público, um escritório de advocacia pode implementar a tecnologia no seu dia a dia.
Há várias maneiras de fazer isso, em vários processos internos que se transformam, permitindo que os advogados tenham uma rotina mais completa e mais dinâmica, graças aos recursos tecnológicos de hoje.
Dessa forma, não apenas a sua agenda ganha mais espaço e flexibilidade, como também a qualidade dos seus serviços cresce consideravelmente, o que faz com que o escritório consiga ter mais clientes e atendê-los com eficiência e excelência.
Diante disso, é essencial entender melhor sobre o assunto, justamente para que a implementação de recursos tecnológicos seja proveitosa e possa estar presente nas mais diversas esferas do escritório.
Por isso, este artigo traz um pouco mais sobre a importância da tecnologia no setor de advocacia.
Assim como apresenta dicas para otimizar processos no dia a dia, portanto, continue na leitura do conteúdo e compreenda mais sobre o tema.
O papel da tecnologia nos escritórios de advocacia
O direito abrange uma série de áreas da vida humana que podem precisar de uma ação mais especializada para ser entendida e colocada em prática.
De fato, um advogado possui um papel fundamental na sociedade, atuando de maneira pacificadora.
No entanto, justamente porque o seu trabalho é conciliar aspectos um tanto complexos, acontece da sua rotina ser bastante pesada e exaustiva, exigindo um desempenho excepcional em processos de diferentes áreas.
Assim como uma pessoa que não possui formação na área não sabe como lidar com controles patrimoniais, a advocacia possui uma série de necessidades que apenas o advogado pode realizar.
Entretanto, para que o seu tempo possa ser melhor aproveitado, assim como as atividades relacionadas aos diversos processos da sua rotina sejam efetuadas de forma mais dinâmica, o advogado não só pode como deve recorrer à tecnologia.
Nesse sentido, a tecnologia possui muitas funcionalidades dentro da área de advocacia, tendo como alguns dos seus principais objetivos:
- Tornar processos mais ágeis;
- Garantir uma rotina dinâmica;
- Permitir acesso facilitado a diversas ferramentas;
- Simplificar as consultas de processos.
Dessa forma, tal como existe a tecnologia robótica que permite a fabricação de equipamentos cada vez mais úteis para pessoas e empresas, a tecnologia também se faz presente na área do direito.
Ao implementar ferramentas diversas, como é o caso dos softwares de gestão de processos, é muito mais fácil conseguir administrar uma rotina cheia de demandas de maneira mais suave.
Além disso, controlar a agenda, lidar com os prazos, gerenciar os contatos, desenvolver processos e várias outras atividades pertinentes à área podem ser rapidamente concluídas com o uso das ferramentas certas.
Nesse caso, tal como os recursos de uma automação empresarial, é a partir da tecnologia presente em dispositivos e equipamentos no escritório de advocacia que o advogado conquista uma melhor performance nas suas atividades.
Vale a pena frisar que esse papel fundamental não está restrito apenas a um advogado, podendo ser implementado na rotina do escritório de forma ampla, desde a recepção até o atendimento ao público com eficiência.
Dicas de otimização de processos
Encontrar meios de otimizar a rotina de um escritório de advocacia pode ser uma forma eficaz de garantir o sucesso dele.
Afinal, é preciso ter um controle abrangente de cada atividade realizada ali, para que tudo ocorra da maneira desejada.
Do mesmo modo que uma escola profissionalizante traz informações e conhecimentos sobre diferentes áreas, um advogado deve buscar a otimização dos processos do seu escritório, para que ele tenha um rendimento muito maior.
Para isso, nada mais interessante do que conhecer algumas dicas, que podem ser vistas como uma chave para a realização de mudanças essenciais no dia a dia do estabelecimento, permitindo uma atuação ainda mais eficaz de toda a equipe.
Ao implementá-las, todos os profissionais envolvidos no trabalho do escritório conseguem conquistar um desempenho melhor rapidamente, beneficiando as diferentes atividades e concluindo as tarefas com mais rapidez e qualidade.
1. Assegure as ferramentas de comunicação
Um recurso que pode ajudar de forma substancial no dia a dia de um escritório é uma ferramenta de comunicação, capaz de ampliar a relação entre os colaboradores e de alcançar até mesmo os clientes.
Atualmente, há diversas opções de softwares de envio de mensagens instantâneas, que permitem a conexão de pessoas que estejam no mesmo estabelecimento ou em locais e até cidades diferentes.
De fato, assim como os serviços de comunicação visual podem ser prestados para clientes que moram em outro estado, um advogado pode atender pessoas que estejam distantes do seu endereço com facilidade por meio de ferramentas de comunicação.
2. Invista em um gerenciador de tarefas
É verdade que a rotina de um advogado é cheia de atividades variadas, que incluem o atendimento ao público, a ida aos tribunais, as reuniões com a equipe, a construção de processos e as próprias demandas do escritório.
Nesse sentido, nada mais interessante do que ter um gerenciador de tarefas, que pode ajudar na gestão da agenda e no controle do tempo, para otimizá-lo e garantir que tudo seja cumprido no prazo.
Dessa forma, assim como um planejamento de comunicação visual ajuda a personalizar melhor o escritório, tornando-o um estabelecimento reconhecido na área, o gerenciador permite ajustar cada atividade de forma eficiente, para que nada fique para trás.
3. Recorra ao armazenamento na nuvem
A quantidade de documentos gerados dentro de um escritório de advocacia pode ser imensurável.
De fato, são muitos processos e documentos derivados, que podem precisar de consulta constante para a resolução de diferentes casos.
Um recurso tecnológico que auxilia de maneira bastante positiva a rotina do advogado é o armazenamento na nuvem que, além de trazer para o digital uma série de documentos, evitando perder tempo em um arquivo físico, também pode ser acessado de qualquer lugar.
Portanto, os advogados que ainda não aderiram a esse tipo de solução devem considerar a implementação dos seus arquivos mais acessados na nuvem, otimizando o trabalho de forma considerável.
4. Faça uso da assinatura digital
Uma atividade muito presente no dia a dia de qualquer profissional da área do direito é a assinatura de documentos.
Essa ação é essencial, mas exige a presença do advogado, o que pode atrasar alguns processos vez ou outra.
Assim, uma ferramenta que ajuda nessa necessidade é a assinatura digital, que permite peticionar processos nos tribunais de maneira bastante simples e rápida.
Por isso, aderir a esse recurso é uma maneira prática de agilizar a rotina.
5. Monte um escritório virtual
Tal como já existe coworking para advogados, uma ideia que pode ser fácil de ser executada e que garante maior assertividade no dia a dia do profissional de direito é a de montar um escritório virtual.
Ao investir nas ferramentas mencionadas acima, é possível tornar a maior parte da rotina do escritório digital, de modo que a grande maioria das atividades relacionadas aos processos pode ser feita virtualmente.
Além de tornar os custos muito mais interessantes, esse também é um meio de gerenciar o dia a dia, conquistando uma série de benefícios e aumentando consideravelmente a qualidade dos serviços oferecidos pelo advogado e por toda a sua equipe.
Considerações finais
Sendo assim, se antes era impossível pensar em tornar a rotina de um escritório mais dinâmica, hoje essa é uma alternativa bastante acessível.
Ela traz vantagens que vão desde uma maior agilidade interna até o aumento da qualidade dos serviços prestados pelo advogado.
Justamente, por isso, buscar e investir em tecnologias próprias para o segmento é cada vez mais importante para os advogados, que podem conquistar uma dinâmica interessante para o seu trabalho, ao mesmo tempo em que aperfeiçoam a sua prestação de serviços.
Portanto, se você é advogado e reconhece que a tecnologia é um elemento indispensável nos dias atuais, não deixe de investir nela o quanto antes, colhendo os frutos dessa decisão rapidamente.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
