A assinatura digital tem como objetivo agilizar o processo burocrático de formalizar transações entre pessoas e empresas.

A possibilidade de assinar documentos eletronicamente revolucionou o tradicional processo de assinaturas. É um modo rápido, eficiente e econômico tanto de tempo quanto em taxas.

Mas, primeiro, é preciso esclarecer uma dúvida comum sobre os termos: assinatura eletrônica e assinatura digital.

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é qualquer assinatura realizada por meio eletrônico que possa identificar o usuário. Tem validade jurídica e está de acordo com a Medida Provisória 2200/2001.

A validação deste tipo de assinatura é feita por meio de elementos de uso pessoal e intransferível, tais como a confirmação via e-mail e o CPF. Esse tipo de assinatura equivale a uma assinatura de próprio punho.

Assinatura digital

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica. Esta assinatura necessita do uso do Certificado Digital (e-CPF e e-CNPJ). Ela possui validade jurídica regulamentada pela Medida Provisória 2.200/2001.

Tem validade jurídica igual a um documento com reconhecimento de firma em cartório. Este é o mais seguro que existe no Brasil para realizar uma assinatura no meio eletrônico. Isso se deve ao fato do seu processo de obtenção e validade.

Porém, a utilização deste certificado para a assinatura de um documento entre particulares, como, por exemplo, um contrato de honorários entre advogado e cliente, é desnecessária pois torna o processo demorado e burocrático.

A escolha por assinar eletronicamente um documento é o meio mais fácil de obter o sim do cliente e formalizar o contrato. Evita a perda de tempo e dinheiro com taxas e idas ao cartório. Confira outras vantagens de utilizar a assinatura eletrônica.

Como assinar eletronicamente um documento?

A primeira opção que vem na mente de muitas pessoas é ter sua assinatura salva no seu computador e apenas colar no documento quando necessário. Este não é o meio mais seguro para assinar eletronicamente um documento.

O primeiro passo para fazer uma assinatura eletrônica em um documento é escolher uma plataforma especializada. Nela, o usuário fará o upload do seu documento, escolherá os requisitos de identificação das partes e enviará via e-mail a solicitação da assinatura. Na plataforma será possível acompanhar quando cada assinatura foi realizada. É um processo 100% digital, tem validade jurídica e não precisa imprimir inúmeras vias.

Existem algumas plataformas no mercado especializadas na gestão de assinaturas eletrônicas. Outras, especializadas em assinaturas digitais (aquelas que necessitam do certificado digital). A Legalcloud fez um resumo de 5 plataformas especializadas em assinatura eletrônica. Confira aqui 😉

Preciso de um certificado digital para fazer a assinatura eletrônica?

Não! Assinar um documento eletronicamente basta ter acesso ao documento através de uma plataforma que gerencia este tipo de assinatura e cumprir as exigências solicitadas.

Lembrando que você só precisa do certificado digital para fazer uma assinatura digital (que é um tipo de assinatura eletrônica). Ao escolher a plataforma de gestão de assinaturas de documentos você poderá escolher a opção de assinar com ou sem seu certificado digital. 

Advogados utilizam o Certificado Digital para o exercício da profissão. Porém, muitos clientes não possuem este certificado. Assim, o uso deste tipo de plataforma é benéfico para ambos.

Mas, a assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Sim! Tanto a assinatura eletrônica quanto a assinatura digital (a que precisa de um certificado digital) possuem validade jurídica.

A Medida Provisória 2200-2/200 ampara legalmente a assinatura eletrônica. A medida institui:

Artº. 1º –  Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

A Medida Provisória mostra que o Certificado ICP-Brasil não é o único meio existente para comprovação de autoria de assinatura eletrônica. Assim, qualquer outro meio de assinatura eletrônica adotado será válido desde que admitida e validada pelas partes.

A assinatura eletrônica precisa cumprir os seguintes requisitos para ter validade legal:

1. Autenticidade

Estabelece a validade da transmissão, da mensagem e do remetente. Para isso, é necessário o registro de diferentes pontos de autenticação do assinante (como, por exemplo, endereço de e-mail com confirmação através de um link único, endereço de IP, assinatura na tela, nome e CPF verificado junto à Receita Federal).

Estes registros juntamente com o contexto geral da transação como, por exemplo, troca de e-mails, pagamento, contratos firmados anteriormente lhe conferem validade jurídica.

Saiba, também, qual é a validade jurídica dos contratos digitais.

2. Integridade do documento

 A integridade assegura que um documento não teve seu conteúdo alterado após a assinatura.

3. Não repúdio

Garante que o autor não negue ter criado e assinado o documento.

É possível assinar eletronicamente uma procuração, aprovação interna, propostas comerciais, propostas de seguro, seguros, contratos de aluguel, contratos financeiros, pedidos de compra, entre outros.

Caso a lei exija uma formalidade específica, como por exemplo a transferência de imóvel que exige a escritura pública, a assinatura eletrônica não poderá ser utilizada.

Conclusão

Assinar eletronicamente documentos facilitará o relacionamento advogado-cliente. Escolher uma plataforma de gestão de assinatura de documentos, auxiliará na sua organização e aumentará sua produtividade.

Este é um passo para se tornar um advogado mais tecnológico. Este post faz parte do Guia do advogado digital – nele você encontrará dicas de como aproveitar a tecnologia no seu dia-a-dia e se tornar um advogado digital.

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