Neste período de home office, é essencial escolher bons aplicativos para auxiliar o seu trabalho. O Coronavírus alterou o funcionamento dos tribunais e, também o nosso cotidiano. Antes, o home office era para autônomos e um benefício proporcionado por poucas empresas. Hoje, faz parte do nosso dia-a-dia. Diantes de tantos desafios neste período, a principal questão é: como melhorar a produtividade em casa?

Trabalhar em casa pode ser difícil para algumas pessoas, por isso fizemos um post com dicas de como estabelecer uma rotina no trabalho em home office. Manter a rotina, organizar tarefas, equipes e compromissos é trabalhoso. Diante das incertezas econômicas, é preciso rever os conceitos e aprender como otimizar o tempo nestas atividades.

A Legalcloud é uma empresa digital e usamos diversas ferramentas para auxiliar no nosso dia-a-dia. Fizemos uma lista de ferramentas para auxiliar na organização de tarefas, compromissos e prazos processuais.

Como organizar tarefas

É difícil organizar as tarefas pessoais. Atribuir tarefas para outro, pode ser ainda mais complicado. Enviar tarefas e solicitações aos seus colaboradores por e-mail cria, muitas vezes, ruídos na comunicação com o time. Ocasionando o retrabalho e perda de tempo. Fizemos uma seleção de algumas plataformas que podem te ajudar no gerenciamento de tarefas pessoais e em equipe.

Asana

O Asana é uma plataforma de gestão de equipes, com ela é possível gerenciar projetos e tarefas. Tem 4 planos sendo que o plano gratuito permite até 15 pessoas na equipe. Com o Asana é possível criar canais para diferentes times, atribuir tarefas individuais e, deste modo, organizar os assuntos a serem tratados com cada um.

Tem aplicativo?
Sim, para iOS e Android.

Clickup

O Clickup é uma plataforma de gestão de equipes. Possui apenas dois planos: o gratuito e o ilimitado. O gratuito é bem amplo e, provavelmente te atenderá. Este plano permite a criação de vários projetos, com o número de usuários e tarefas ilimitado.

Tem aplicativo?
Sim, para iOS e Android.

Entenda melhor como fazer uma boa gestão do tempo na advocacia

Trello

Com a plataforma Trello, você se organiza através de quadros, listas ou cartões os seus projetos. A Trello tem 3 planos, sendo um deles gratuito apenas para uso individual. O Trello interage com outras plataformas como Dropbox, Slack, Evernote, Google drive…

Tem aplicativo?
Sim, para iOS e Android.

Todoist

A plataforma Todoist é um organizador de tarefas que pode ser de uso individual ou de equipe. O Todoist individual além da criação de tarefas, permite a criação de lembretes pelo celular, por email ou quando chegar em um determinado local. Já, com o Todoist para equipes, você pode gerenciar tarefas, arquivos e discussões da equipe. A Todoist interage com outras plataformas como Dropbox, Google Agenda, Zapier…

Tem aplicativo?
Sim, para iOS e Android.

Notion

A plataforma Notion.so é mais livre que as citadas anteriormente. Permite notas, tarefas, lembretes. compartilhamento de documentos e projetos. Pode ser de uso individual ou em equipe.

Tem aplicativo?
Sim, tem para web, desktop, para iOS e Android.

Saiba como utilizar a plataforma Cisco Webex corretamente.

Runrun.it

A Runrun.it é uma plataforma brasileira de gestão de equipes com controle de tarefas, projetos e processos. Tem 3 planos, sendo um deles gratuito para micro empresas.

Tem aplicativo?
Sim, para iOS e Android.

Tabela comparativa dos aplicativos de gestão de tarefas

Plataformaspara uso individual?para gestão da equipe?tem plano gratuito?tem aplicativo de celular?
Asanasimsimsim
Clickupsimsimsim
Trellosimsimgratuito apenas para uso individualsim
Todoistsimsimsimsim
Notionsimsimsimsim
Runrun.itsimgratuito apenas para microempresassim

Como organizar a sua comunicação 

Como organizar a comunicação interna da equipe

Muitos ainda utilizam o e-mail e/ou o whatsapp como meios de comunicação com a equipe. Mas, existem outros aplicativos, mais eficientes (e com planos gratuitos), que podem melhorar, e muito, a produtividade de sua equipe.

Aqui na Legalcloud, já testamos o Slack e o Microsoft Teams e vamos contar como é cada ferramenta.

Lembrando que ambos aplicativos possuem o plano gratuito e estão disponíveis para os sistemas Android e iOS.

Vantagens de usar o Microsoft Teams

Em comparação com o Slack, é uma ferramenta mais burocrática porém, com um excelente recurso de videoconferência. A integração com o Windows é completa sendo possível,  compartilhar e assumir controle da tela na videoconferência. Esta funcionalidade facilita o home office da equipe.

O Microsoft Teams também tem integração com o Onedrive, Zendesk, Asana, Trello, Survey Monkey e muitos outros.

Vantagens de usar o Slack 

Embora o plano gratuito do Slack seja mais restritivo que o Microsoft Teams. O Slack tem mais integrações e plugins que o concorrente. Alguns destes exemplos são: visualizar e acessar  os arquivos do Google Drive/Dropbox; acessar o SoundCloud e YouTube e fazer videoconferências pelo Hangouts.

Seja um momento de descontração ou trabalho ambas as ferramentas possuem muitas integrações com outros serviços. Um plugin presente em ambas ferramentas, muito usado e amado pela nossa equipe, é o Gif. Ele permite que a equipe expresse os seus sentimentos, interação um pouco perdida no dia a dia no home office.

A principal vantagem, seja escolhendo ou Slack ou o Microsoft Teams, é centralizar a comunicação da equipe em apenas um local. Ter um histórico de mensagens e arquivos centralizado em um só lugar, significa menos ruído na comunicação e, é claro, um aumento da produtividade.

E, para quem ainda utiliza o Whatsapp, esta é uma oportunidade para conhecer novas ferramentas. Além de ser um passo importante na separação dos assuntos profissionais e pessoais. 

Como organizar compromissos

Gerenciar o tempo é uma tarefa complicada para muitos. Estabelecer dias e horários para fazer atendimentos aos clientes é primordial para ter um bom aproveitamento da sua hora/trabalho. 

Organizar a agenda de compromissos de modo online já faz parte do cotidiano. Muitos já utilizam a agenda do Google, Apple ou do Outlook. Mas, como otimizar o tempo? Uma dica é agendar compromissos com clientes e parceiros de forma online facilita na comunicação.

Aqui na Legalcloud, já testamos estas duas plataformas: Calendly e Youcanbook.me e, vamos te contar o nosso feedback de cada uma 😉

Calendly

A Calendly é uma ferramenta que faz o agendamento de reuniões. Tem três planos, sendo um deles o gratuito. O primeiro passo para usar a plataforma é se logar e informar a sua disponibilidade de horário. Depois, compartilhar o link gerado através do seu site ou por e-mail com seus clientes. Quando o horário for escolhido, o evento será adicionado automaticamente no seu calendário.

Como foi nossa experiência com o Calendly

Esta ferramenta é muito solicitada pelos nossos clientes do Legalsite. Fazemos a integração dela com o site do cliente.

Youcanbook.me

O Youbook.me á uma ferramenta que faz agendamento de reuniões. Confira a seguir os passos de como usar

  1. conecte a plataforma com a sua agenda do Google ou da Microsoft. Assim, os eventos criados serão adicionados automaticamente na sua agenda.
  2. Crie uma página para marcação de compromissos. Nela, você poderá adicionar os horários em que estará disponível. 
  3. compartilhe com seus cliente/colaborador o link para o agendamento. É possível também solicitar dados como telefone, email no momento do agendamento.

Cada evento criado aparecerá automaticamente na sua agenda. Você economiza tempo com troca de emails e organiza melhor os seus períodos de atendimento.

No evento criado, é possível compartilhar o endereço para o encontro. Caso a reunião seja virtual, pode compartilhar o link da sala do Zoom. Em ambos os casos, é possível enviar lembretes e minimizar o atraso/cancelamento.

Como foi nossa experiência com Youcanbook.me

Usamos esta ferramenta para organizar entrevistas de candidatos a vagas de emprego/estágio. Facilita a nossa organização e automatiza uma parte do processo seletivo.

Como organizar prazos processuais

A Legalcloud criou a Calculadora de Prazos Processuais. É um aplicativo desenvolvido para simular prazos processuais de acordo com a legilação do Novo Código de Processo Cívil (CPC), Código de Processo Penal (CPP), Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) antes ou após a Reforma Trabalhista em 2017, ou do Juizado Especial Cível (JEC) em dias úteis.
Tem três planos: o gratuito, o Premium e o de Equipes

Tem aplicativo?
Sim, para web, iOS e Android.

Uma das vantagens do plano Premium da Calculadora de Prazos Processuais, é salvar os prazos e sincronizá-los automaticamente com a sua agenda do Google, agenda do Android, agenda do Outlook no office 365, agenda do iPhone e com o calendário Apple do computador. Deste modo, terá uma visão ampla de suas tarefas pois seus prazos e compromissos estarão sempre no mesmo lugar. 

Como gerenciar o tempo

A técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo. Foi desenvolvida por Francesco Cirillo na década de 1980. O nome deriva da palavra tomate, em italiano pomodoro, como referência ao cronômetro no formato dessa fruta.

A técnica consiste em dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos, de 5, 15 ou 30 minutos. É baseado que pausas frequentes podem aumentar a concentração e a agilidade mental durante o período de trabalho.

3 apps de produtividade baseado no método Pomodoro

Tomato timer

O Tomato Timer tem aplicativo e versão web, O site é opção gratuita, disponível para quem prefere deixar o celular de lado. Tem a possibilidade de escolher períodos de descanso curtos ou longos. Tem também a opção de fazer uma lista de tarefas na mesma página.

Tem aplicativo?
Sim, para web, iOS e Android

Be focused

É um aplicativo de produtividade que permite configurar o tempo destinado a concentração e ao descanso. Listar as atividades e ter acesso às estatísticas.

Tem aplicativo?
Sim, para iOS.

Focus To Do: Pomodoro Timer e lista de tarefas

É a opção correlata ao aplicativo Be focused, disponível para Android. Possibilita listar tarefas e configurar o tempo de concentração e de descanso.

Tem aplicativo?
Sim, para Android.

+ Dicas de aplicativos para o home office

Economizar tempo nas atividades burocráticas diárias é o desejo de muitos! A assinatura digital acaba com esse desperdício de tempo. Tem validade jurídica e, é um meio de fechar contratos e dar andamento em pendências. Confira neste post como assinar contratos digitalmente e a validade jurídica deles.

E, você tem alguma dica de aplicativo que auxilia no seu home office?

Quer ser notificado se seu prazo for alterado?

Claudia, a assistente virtual da Legalcloud

Conheça a CLÁUDIA, a assistente inteligente da Legalcloud, que verifica diariamente seus prazos e avisa caso seja publicada uma nova suspensão.

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