Neste período de home office, é essencial escolher bons aplicativos para auxiliar o seu trabalho. O Coronavírus alterou o funcionamento dos tribunais e, também o nosso cotidiano. Antes, o home office era para autônomos e um benefício proporcionado por poucas empresas. Hoje, faz parte do nosso dia-a-dia. Diantes de tantos desafios neste período, a principal questão é: como melhorar a produtividade em casa?
Trabalhar em casa pode ser difícil para algumas pessoas, por isso fizemos um post com dicas de como estabelecer uma rotina no trabalho em home office. Manter a rotina, organizar tarefas, equipes e compromissos é trabalhoso. Diante das incertezas econômicas, é preciso rever os conceitos e aprender como otimizar o tempo nestas atividades.
A Legalcloud é uma empresa digital e usamos diversas ferramentas para auxiliar no nosso dia-a-dia. Fizemos uma lista de ferramentas para auxiliar na organização de tarefas, compromissos e prazos processuais.
Como organizar tarefas
É difícil organizar as tarefas pessoais. Atribuir tarefas para outro, pode ser ainda mais complicado. Enviar tarefas e solicitações aos seus colaboradores por e-mail cria, muitas vezes, ruídos na comunicação com o time. Ocasionando o retrabalho e perda de tempo. Fizemos uma seleção de algumas plataformas que podem te ajudar no gerenciamento de tarefas pessoais e em equipe.
Asana
O Asana é uma plataforma de gestão de equipes, com ela é possível gerenciar projetos e tarefas. Tem 4 planos sendo que o plano gratuito permite até 15 pessoas na equipe. Com o Asana é possível criar canais para diferentes times, atribuir tarefas individuais e, deste modo, organizar os assuntos a serem tratados com cada um.
Tem aplicativo?
Sim, para iOS e Android.
Clickup
O Clickup é uma plataforma de gestão de equipes. Possui apenas dois planos: o gratuito e o ilimitado. O gratuito é bem amplo e, provavelmente te atenderá. Este plano permite a criação de vários projetos, com o número de usuários e tarefas ilimitado.
Tem aplicativo?
Sim, para iOS e Android.
Entenda melhor como fazer uma boa gestão do tempo na advocacia
Trello
Com a plataforma Trello, você se organiza através de quadros, listas ou cartões os seus projetos. A Trello tem 3 planos, sendo um deles gratuito apenas para uso individual. O Trello interage com outras plataformas como Dropbox, Slack, Evernote, Google drive…
Tem aplicativo?
Sim, para iOS e Android.
Todoist
A plataforma Todoist é um organizador de tarefas que pode ser de uso individual ou de equipe. O Todoist individual além da criação de tarefas, permite a criação de lembretes pelo celular, por email ou quando chegar em um determinado local. Já, com o Todoist para equipes, você pode gerenciar tarefas, arquivos e discussões da equipe. A Todoist interage com outras plataformas como Dropbox, Google Agenda, Zapier…
Tem aplicativo?
Sim, para iOS e Android.
Notion
A plataforma Notion.so é mais livre que as citadas anteriormente. Permite notas, tarefas, lembretes. compartilhamento de documentos e projetos. Pode ser de uso individual ou em equipe.
Tem aplicativo?
Sim, tem para web, desktop, para iOS e Android.
Saiba como utilizar a plataforma Cisco Webex corretamente.
Runrun.it
A Runrun.it é uma plataforma brasileira de gestão de equipes com controle de tarefas, projetos e processos. Tem 3 planos, sendo um deles gratuito para micro empresas.
Tem aplicativo?
Sim, para iOS e Android.
Tabela comparativa dos aplicativos de gestão de tarefas
| Plataformas | para uso individual? | para gestão da equipe? | tem plano gratuito? | tem aplicativo de celular? |
| Asana | – | sim | sim | sim |
| Clickup | – | sim | sim | sim |
| Trello | sim | sim | gratuito apenas para uso individual | sim |
| Todoist | sim | sim | sim | sim |
| Notion | sim | sim | sim | sim |
| Runrun.it | – | sim | gratuito apenas para microempresas | sim |
Como organizar a sua comunicação
Como organizar a comunicação interna da equipe
Muitos ainda utilizam o e-mail e/ou o whatsapp como meios de comunicação com a equipe. Mas, existem outros aplicativos, mais eficientes (e com planos gratuitos), que podem melhorar, e muito, a produtividade de sua equipe.
Aqui na Legalcloud, já testamos o Slack e o Microsoft Teams e vamos contar como é cada ferramenta.
Lembrando que ambos aplicativos possuem o plano gratuito e estão disponíveis para os sistemas Android e iOS.
Vantagens de usar o Microsoft Teams
Em comparação com o Slack, é uma ferramenta mais burocrática porém, com um excelente recurso de videoconferência. A integração com o Windows é completa sendo possível, compartilhar e assumir controle da tela na videoconferência. Esta funcionalidade facilita o home office da equipe.
O Microsoft Teams também tem integração com o Onedrive, Zendesk, Asana, Trello, Survey Monkey e muitos outros.
Vantagens de usar o Slack
Embora o plano gratuito do Slack seja mais restritivo que o Microsoft Teams. O Slack tem mais integrações e plugins que o concorrente. Alguns destes exemplos são: visualizar e acessar os arquivos do Google Drive/Dropbox; acessar o SoundCloud e YouTube e fazer videoconferências pelo Hangouts.
Seja um momento de descontração ou trabalho ambas as ferramentas possuem muitas integrações com outros serviços. Um plugin presente em ambas ferramentas, muito usado e amado pela nossa equipe, é o Gif. Ele permite que a equipe expresse os seus sentimentos, interação um pouco perdida no dia a dia no home office.
A principal vantagem, seja escolhendo ou Slack ou o Microsoft Teams, é centralizar a comunicação da equipe em apenas um local. Ter um histórico de mensagens e arquivos centralizado em um só lugar, significa menos ruído na comunicação e, é claro, um aumento da produtividade.
E, para quem ainda utiliza o Whatsapp, esta é uma oportunidade para conhecer novas ferramentas. Além de ser um passo importante na separação dos assuntos profissionais e pessoais.
Como organizar compromissos
Gerenciar o tempo é uma tarefa complicada para muitos. Estabelecer dias e horários para fazer atendimentos aos clientes é primordial para ter um bom aproveitamento da sua hora/trabalho.
Organizar a agenda de compromissos de modo online já faz parte do cotidiano. Muitos já utilizam a agenda do Google, Apple ou do Outlook. Mas, como otimizar o tempo? Uma dica é agendar compromissos com clientes e parceiros de forma online facilita na comunicação.
Aqui na Legalcloud, já testamos estas duas plataformas: Calendly e Youcanbook.me e, vamos te contar o nosso feedback de cada uma 😉
Calendly
A Calendly é uma ferramenta que faz o agendamento de reuniões. Tem três planos, sendo um deles o gratuito. O primeiro passo para usar a plataforma é se logar e informar a sua disponibilidade de horário. Depois, compartilhar o link gerado através do seu site ou por e-mail com seus clientes. Quando o horário for escolhido, o evento será adicionado automaticamente no seu calendário.
Como foi nossa experiência com o Calendly
Esta ferramenta é muito solicitada pelos nossos clientes do Legalsite. Fazemos a integração dela com o site do cliente.
Youcanbook.me
O Youbook.me á uma ferramenta que faz agendamento de reuniões. Confira a seguir os passos de como usar
- conecte a plataforma com a sua agenda do Google ou da Microsoft. Assim, os eventos criados serão adicionados automaticamente na sua agenda.
- Crie uma página para marcação de compromissos. Nela, você poderá adicionar os horários em que estará disponível.
- compartilhe com seus cliente/colaborador o link para o agendamento. É possível também solicitar dados como telefone, email no momento do agendamento.
Cada evento criado aparecerá automaticamente na sua agenda. Você economiza tempo com troca de emails e organiza melhor os seus períodos de atendimento.
No evento criado, é possível compartilhar o endereço para o encontro. Caso a reunião seja virtual, pode compartilhar o link da sala do Zoom. Em ambos os casos, é possível enviar lembretes e minimizar o atraso/cancelamento.
Como foi nossa experiência com Youcanbook.me
Usamos esta ferramenta para organizar entrevistas de candidatos a vagas de emprego/estágio. Facilita a nossa organização e automatiza uma parte do processo seletivo.
Como organizar prazos processuais
A Legalcloud criou a Calculadora de Prazos Processuais. É um aplicativo desenvolvido para simular prazos processuais de acordo com a legilação do Novo Código de Processo Cívil (CPC), Código de Processo Penal (CPP), Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) antes ou após a Reforma Trabalhista em 2017, ou do Juizado Especial Cível (JEC) em dias úteis.
Tem três planos: o gratuito, o Premium e o de Equipes
Tem aplicativo?
Sim, para web, iOS e Android.
Uma das vantagens do plano Premium da Calculadora de Prazos Processuais, é salvar os prazos e sincronizá-los automaticamente com a sua agenda do Google, agenda do Android, agenda do Outlook no office 365, agenda do iPhone e com o calendário Apple do computador. Deste modo, terá uma visão ampla de suas tarefas pois seus prazos e compromissos estarão sempre no mesmo lugar.
Como gerenciar o tempo
A técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo. Foi desenvolvida por Francesco Cirillo na década de 1980. O nome deriva da palavra tomate, em italiano pomodoro, como referência ao cronômetro no formato dessa fruta.
A técnica consiste em dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos, de 5, 15 ou 30 minutos. É baseado que pausas frequentes podem aumentar a concentração e a agilidade mental durante o período de trabalho.
3 apps de produtividade baseado no método Pomodoro
Tomato timer
O Tomato Timer tem aplicativo e versão web, O site é opção gratuita, disponível para quem prefere deixar o celular de lado. Tem a possibilidade de escolher períodos de descanso curtos ou longos. Tem também a opção de fazer uma lista de tarefas na mesma página.
Tem aplicativo?
Sim, para web, iOS e Android
Be focused
É um aplicativo de produtividade que permite configurar o tempo destinado a concentração e ao descanso. Listar as atividades e ter acesso às estatísticas.
Tem aplicativo?
Sim, para iOS.
Focus To Do: Pomodoro Timer e lista de tarefas
É a opção correlata ao aplicativo Be focused, disponível para Android. Possibilita listar tarefas e configurar o tempo de concentração e de descanso.
Tem aplicativo?
Sim, para Android.
+ Dicas de aplicativos para o home office
Economizar tempo nas atividades burocráticas diárias é o desejo de muitos! A assinatura digital acaba com esse desperdício de tempo. Tem validade jurídica e, é um meio de fechar contratos e dar andamento em pendências. Confira neste post como assinar contratos digitalmente e a validade jurídica deles.
E, você tem alguma dica de aplicativo que auxilia no seu home office?
