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Que as pessoas têm inserido a tecnologia cada vez mais rápido em seu dia a dia, não é novidade. O que torna a busca por novas soluções cada vez maior é o fato de que, atualmente, o consumidor prioriza ferramentas que otimizem tempo, custos e que possam ser acessadas de qualquer lugar, a qualquer momento. 

Além disto, na atualidade, os indivíduos buscam tornar autônomas as suas escolhas e ter o controle das situações em que estão envolvidos, optando por negociações sem intermediários, o que atesta uma importante mudança no comportamento, refletido em inúmeras áreas – desde a maneira como o consumidor se relaciona com o ambiente de trabalho, até hábitos de consumo e serviços. 

No entanto, já ficou para trás a ideia de que soluções tecnológicas existem apenas para o público consumidor B2C. Atualmente, empresas também têm deixado os hábitos antigos e onerosos para trás, a fim de darem lugar às soluções que as chamadas Fintechs, Lawtechs e Legaltechs, por exemplo, disponibilizam para aperfeiçoar operações financeiras, jurídicas, administrativas, entre outros processos. 

Não imune a estas mudanças, o universo jurídico ganha destaque em meio a essa nova maneira de conduzir os negócios. Geralmente envolvidos com decisões estratégico-jurídicas, os profissionais da área se veem cada vez mais diante de transformações que impactam diretamente aspectos elementares, como: captação de novos clientes, gestão dos clientes atuais e seus documentos, especialmente os contratos.

Isso porque os contratos conduzem toda a vida útil de uma negociação e carecem de uma gestão eficaz, onde os documentos estejam seguros, livres de ocorrências que coloquem transações em risco, como, por exemplo, a perda de contratos em papel, a perda de prazos e vencimentos, etc.

Com foco em desmistificar a utilização de tecnologias para gerir contratos, separamos 5 tópicos que te farão compreender porque digitalizar o Ciclo de Vida dos contratos não é apenas um modismo, mas uma escolha imprescindível para os seus negócios. 

1 – Redução do tempo destinado à gestão dos contratos

Em média, um setor jurídico leva 7 dias para redigir, revisar, imprimir, enviar o contrato para o signatário e recebê-lo de volta assinado. Em virtude disto, equipes deixam de concentrar-se em atitudes estratégicas, para voltar a atenção à burocracias que poderiam ser evitadas com a digitalização da gestão dos contratos, prática que reduz para 3 horas o tempo necessário para ser ter um contrato devidamente redigido, revisado e assinado por todas as partes envolvidas. 

2 – Documentos seguros

A era de ocupar salas com arquivos físicos está extinta há tempos! Essa prática oferece diversos riscos aos documentos, entre eles: perdas, acidentes e desorganização. Mas se você pensou em armazenamento em pen-drive, HD ou mesmo o desktop, saiba que esses métodos também são arriscados, pois podem apresentar falhas irreversíveis com o tempo, colocando, mais uma vez, os arquivos em risco. Atualmente, a melhor maneira de guardar arquivos digitais é na nuvem, em servidores que utilizam um famoso ambiente: a internet. A possibilidade de perder arquivos armazenados na nuvem é mínima, assim como o espaço que eles ocupam.

Mas não se preocupe: documentos armazenados na nuvem são seguros, pois esse método utiliza servidores como a AWS – Amazon Web Services, por exemplo, um dos mais seguros do mundo. 

Em relação à segurança jurídica, as plataformas para gestão de contratos, também conhecidas como Autoridades Certificadoras, estão de acordo com a MP 2.200/2001 que ampara legalmente a utilização e validade de contratos eletrônicos e digitais. 

3 – Centralização de todas as etapas do Ciclo de Vida dos contratos 

Enquanto na gestão tradicional de contratos se faz necessário usar uma ferramenta para cada etapa de um documento, – Word para redigir, e-mail para revisar, meios de transporte para enviar, diversos dispositivos para armazenar – uma plataforma para gestão centraliza todas essas fases em um único ambiente, onde é possível determinar quem terá acesso ou não às informações contidas em um documento. Ao realizar cada passo em uma única ferramenta, a temida desorganização de contratos é extinta. 

4 – Redução de custos

Quando setores e empresas deixam de depender de meios de transporte, impressão e pessoas a mais na equipe para lidar com as tarefas manuais, otimizam os custos em até 85%. 

5 – Validade Jurídica de contratos digitais

Antes de tudo, é preciso entender que a assinatura eletrônica é diferente da digital. Enquanto a primeira pode ser executada por qualquer pessoa que tenha um e-mail válido, a segunda requer o Certificado Digital, um documento emitido por órgãos específicos, utilizado  no ato da assinatura.

A assinatura eletrônica é igualmente segura. Quando o signatário a utiliza, dados como: e-mail e outros verificados pela própria plataforma certificadora, como: IP da máquina, geolocalização, data, hora e hash de segurança (código alfanumérico, único e inalterável) asseguram a legibilidade do contrato assinado.

Os dois tipos de assinatura são regidos pela MP 2.200/2001 que, entre outras coisas, diz respeito à garantia da autenticidade, da integridade e da validade jurídica dos documentos em forma eletrônica ou digital. Já órgão responsável por regulamentar a medida, é o ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Por fim, não cometa o equívoco de pensar que tecnologia é apenas uma substituta do trabalho humano. A automatização minimiza falhas e ajuda a estender a capacidade produtiva humana, uma vez que elimina tarefas repetitivas e manuais que resultam em desperdício de tempo e dinheiro.

Não tenha medo de começar a utilizar a tecnologia a seu favor. Hoje, com o crescimento da capacidade produtiva e de competitividade, as ferramentas disponíveis tem se tornado cada vez mais intuitivas, fáceis de usar e com preços justos. 

Qual ferramenta de gestão de contratos utilizar?

Uma das que nós, da Legalcloud, mais recomendamos é a Contraktor.

Ela cuida de toda a gestão de contratos de um escritório: desde a edição utilizando modelos inteligentes que geram documentos rapidamente até a assinatura digital e notificação de prazos de renovação, etc.

Quer ser notificado se seu prazo for alterado por alguma suspensão?

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